Partie 3 du contrat

Les détails plus techniques et juridiques de votre contrat

Cette page fait partie intégrante de votre contrat avec le détail des prestations.  Version 1003-2026.

Création de votre contrat

Pour établir votre contrat, nous créons un document PDF réunissant l’ensemble des éléments applicables à notre collaboration.

Il comprend tout d’abord un en-tête personnalisé précisant :

  - votre identité ;

  - l’adresse du logement, sa configuration et ses éventuelles particularités ;

  - la date de signature et la date de début de gestion ;

  - les prestations choisies et leurs tarifs ;

  - le prix de chaque type de ménage, avec la part correspondant au déplacement ;

  - les coordonnées de votre interlocuteur principal chez WelcomEase ;

  - le point géographique de référence de l’équipe en charge du logement.

Le document reproduit ensuite les trois pages contractuelles du site dans leur version applicable à la date de sa création : « Prestations », « Comment débuter ? » et la présente page.

Enfin, il comprend la clause relative au droit de rétractation ainsi qu'un lien pour créer votre mandat de prélèvement SEPA.

Seul ce document PDF signé constitue le contrat applicable entre le propriétaire et WelcomEase. Les modifications publiées ultérieurement sur le site ne lui sont pas applicables, sauf avenant ou révision expressément prévue au contrat.

Facturation

Modalité de facturation

Les prestations sont facturées par quinzaine, selon leur date effective de réalisation :

- les prestations réalisées du 1er au 15 sont facturées le 16 du même mois ;

- les prestations réalisées du 16 au dernier jour du mois sont facturées le premier jour ouvré du mois suivant.

Les prestations facturées par arrivée sont comptabilisées au premier jour de chaque réservation.

Les factures sont transmises au propriétaire par voie électronique et leur règlement est effectué par prélèvement SEPA automatique.

Le propriétaire recevra, avant chaque prélèvement, une notification précisant son montant et sa date d’exécution. Les parties conviennent que cette notification sera adressée au moins trois jours calendaires avant la date du prélèvement.

Le propriétaire s’engage à signer le mandat SEPA transmis par WelcomEase ou son prestataire de paiement, à maintenir ce mandat actif pendant toute la durée du contrat et à communiquer sans délai toute modification de ses coordonnées bancaires.

Prestation d'une réservation annulée

 - Annulation plus de 7 jours avant l'arrivée : aucune facturation.

 - Annulation entre 7 et 2 jours avant l'arrivée : le ménage et l'arrivée sont dues à 50% même si elles ne sont pas réalisés car les moyens humains et matériels nécessaires ont déjà été réservés. Les forfaits par arrivée de la communication et de l'astreinte sont dus à 100% mais pas le montant par nuitée.

 - Annulation la veille de la date d’arrivée, le jour de l’arrivée, en cas de non-présentation ou de séjour écourté : toutes les prestations initialement prévues sont dues à 100 %, y compris les nuitées de communication et d’astreinte, même si elles ne sont pas réalisées.

En cas d'impayé

En cas de rejet, de révocation du mandat ou d’impossibilité d’exécuter le prélèvement pour une cause non imputable à WelcomEase, la somme facturée reste intégralement due. Le propriétaire devra régulariser le paiement par tout autre moyen accepté par WelcomEase dans un délai de 48 heures suivant la notification de l’incident.

À défaut de régularisation dans ce délai, WelcomEase peut refuser toute nouvelle demande de prestation et ne plus garantir la disponibilité de ses équipes pour de nouvelles dates.

Lorsque l’impayé n’est pas régularisé dans un délai de huit jours suivant une mise en demeure de payer, WelcomEase peut également suspendre les prestations déjà programmées mais non encore réalisées, jusqu’au paiement complet des sommes dues. Les conséquences directement causées par cette suspension restent à la charge du Propriétaire dès lors qu’elle résulte de son défaut de paiement.

La révocation du mandat SEPA ne vaut ni résiliation du contrat ni annulation des factures émises. 

Lorsque les dispositions de l’article L. 441-10 du Code de commerce sont applicables, les sommes impayées entraînent, dès le lendemain de leur date d’échéance et sans qu’un rappel soit nécessaire :

 - l’application de pénalités de retard calculées au taux d’intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente, majoré de dix points de pourcentage, sans pouvoir être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal ;

 - l’exigibilité d’une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, pour chaque facture impayée.

Lorsque les frais de recouvrement effectivement engagés dépassent cette indemnité forfaitaire, WelcomEase peut demander une indemnisation complémentaire sur présentation de justificatifs.

Dans les autres cas, notamment lorsque le Propriétaire agit en qualité de particulier, les sommes impayées produisent des intérêts au taux légal à compter de la mise en demeure de payer.

Modularité des prestations et des prix

Modification des prestations

Le propriétaire peut demander à modifier les prestations choisies. Toute modification s’applique uniquement aux nouvelles réservations enregistrées après sa validation. Les prestations prévues pour les réservations déjà enregistrées restent inchangées et dues. Certaines modifications peuvent être refusées si elles ne sont pas compatibles avec notre organisation ou le fonctionnement du logement.

Modifications des tarifs

Les tarifs hors ménage sont garantis jusqu’au 31 décembre de l’année suivant la signature du contrat. Ils pourront ensuite être révisés une fois par an pour tenir compte de l’évolution des coûts d’exploitation de WelcomEase, notamment des coûts de main-d’œuvre, des carburants et des consommables. Toute révision sera communiquée au propriétaire au plus tard le 1er mars, pour une application à compter du 1er avril.

Le tarif du ménage est établi selon la configuration du logement, ses éventuelles particularités et le temps de trajet depuis le point géographique de référence de l’équipe terrain. Il pourra être réévalué, à la hausse comme à la baisse, si le logement est modifié ou si un changement d’équipe ou de point de référence affecte le coût de la prestation. La part correspondant au transport sera détaillée. Tout nouveau tarif sera communiqué au moins 30 jours avant son application et ne modifiera pas le prix des prestations déjà réservées. En cas de refus, le propriétaire pourra résilier le contrat sans frais avant l’entrée en vigueur du nouveau tarif.

Fin de collaboration

Chaque partie peut mettre fin au contrat avec un préavis de 90 jours à compter de la réception de la notification écrite de résiliation.

Les prestations de WelcomEase sont maintenues jusqu’à l’expiration du préavis et cessent à cette date, y compris pour les séjours en cours ou les séjours nouvellement acceptés durant le préavis.

Les forfaits par réservation sont dus lorsque l’arrivée intervient pendant cette période ; ils ne prolongent pas les services au-delà de la date de fin du contrat. Les éventuelles prestations facturées par nuitée sont limitées à la période effectivement couverte avant cette date.

Le Propriétaire peut fermer les dates encore libres. Pendant le préavis, les prestations prévues pour les réservations maintenues, qu’elles aient été enregistrées avant ou pendant celui-ci, restent confiées à WelcomEase dans les conditions du présent contrat.

Si le Propriétaire demande à WelcomEase de ne pas réaliser ces prestations, une indemnité équivalente au prix des prestations qui auraient été dues jusqu’à l’expiration du préavis reste exigible. Le barème d’annulation des réservations ne s’applique pas à cette demande de retrait des prestations. Aucune indemnité n’est due au titre de prestations devant être réalisées après l’expiration du préavis.

Suspension des prestations et résiliation pour manquement

Lorsqu’un manquement du Propriétaire à ses obligations contractuelles présente une gravité suffisante pour justifier la suspension des prestations, notamment lorsqu’il compromet la sécurité des personnes ou du logement ou empêche leur exécution, WelcomEase peut suspendre immédiatement les seules prestations concernées, dans la mesure nécessaire et proportionnée à la situation.

WelcomEase informe le Propriétaire par écrit, notamment par e-mail à l’adresse communiquée au contrat, dans les meilleurs délais. Cette notification précise le manquement constaté, les prestations suspendues et les mesures nécessaires à leur reprise.

Lorsque le manquement est susceptible d’être corrigé et que WelcomEase envisage une résiliation, elle adresse au Propriétaire une mise en demeure, notamment par e-mail, précisant les obligations non respectées, les mesures attendues et un délai raisonnable de régularisation. Elle indique expressément qu’à défaut de régularisation, le contrat pourra être résilié. Cette démarche n’empêche pas le maintien d’une suspension justifiée par la gravité du manquement.

Si le manquement persiste à l’expiration de ce délai et présente une gravité suffisante, WelcomEase peut notifier par écrit la résiliation du contrat et ses motifs.

En cas d’urgence ou de comportement d’une gravité telle qu’il rend impossible la poursuite de la collaboration, notamment une menace ou une violence envers un intervenant, WelcomEase peut prendre immédiatement les mesures nécessaires à sa protection et notifier une résiliation motivée sans mise en demeure préalable, dans les conditions admises par le droit applicable.

Les incidents de paiement restent exclusivement soumis aux dispositions de la section « En cas d’impayé ».

La suspension ou la résiliation ne rend pas automatiquement exigible le prix intégral des prestations non réalisées. Les prestations effectivement réalisées restent dues. Toute indemnité relative aux prestations annulées est déterminée selon les dispositions applicables du contrat, sans double facturation d’un même préjudice.

WelcomEase demeure responsable des conséquences de ses propres manquements. Le Propriétaire conserve ses droits de demander la suspension ou la résiliation du contrat en cas de manquement de WelcomEase, dans les conditions prévues par la loi.

Intervention en marque blanche pour un autre professionnel

Lorsque les prestations sont commandées par une conciergerie ou un autre professionnel agissant pour le compte de ses propres clients, ce professionnel est désigné ci-après comme le « Partenaire ». Dans cette situation, toute mention du « Propriétaire » dans le présent contrat doit être comprise comme désignant le Partenaire, sauf lorsqu’une disposition concerne expressément la qualité de propriétaire du logement.

Le Partenaire déclare disposer de toutes les autorisations nécessaires de la part du propriétaire du logement pour commander les prestations, transmettre les informations et données utiles, fournir les accès nécessaires et donner des instructions à WelcomEase.

Le Partenaire s’engage à informer ses clients propriétaires des obligations prévues au présent contrat qui concernent leur logement et à en assurer le respect, notamment en matière d’accès, de sécurité, de transmission des informations, de déclaration des occupations et de respect des délais.

Le Partenaire demeure responsable envers WelcomEase du respect de ces obligations et ne pourra invoquer le refus, le retard ou le manquement de l’un de ses clients pour justifier sa propre inexécution, contester une prestation réalisée ou refuser le paiement des sommes dues.

WelcomEase intervient en marque blanche, sous l’identité commerciale du Partenaire et dans le respect des consignes et éléments de langage qu’il lui transmet. WelcomEase s’engage à ne pas révéler son intervention aux propriétaires et voyageurs concernés, sauf lorsque cela est nécessaire à la gestion d’une urgence, au respect d’une obligation légale ou à la protection de ses droits.

Les échanges directs entre WelcomEase et les propriétaires ou voyageurs du Partenaire restent strictement limités à l’exécution des prestations et ne créent aucune relation contractuelle directe entre eux et WelcomEase.

WelcomEase s’interdit de démarcher ou de proposer directement ses services aux propriétaires présentés par le Partenaire pendant toute la durée du contrat et pendant les douze mois suivant sa cessation, sauf accord écrit du Partenaire ou relation commerciale préexistante pouvant être justifiée.

Le Partenaire demeure l’unique interlocuteur commercial de ses clients. Il est responsable de l’exactitude des informations et instructions transmises à WelcomEase ainsi que de l’information de ses clients sur le recours à des prestataires nécessaires à l’exécution des services.

Traitement des données pour le compte du Partenaire

Dans le cadre des prestations réalisées en marque blanche, le Partenaire agit en qualité de responsable du traitement et WelcomEase en qualité de sous-traitant au sens du RGPD.

WelcomEase traite uniquement, pour la durée nécessaire à l’exécution des prestations, les données transmises par le Partenaire ou collectées pour son compte : identité et coordonnées des propriétaires, voyageurs et intervenants, informations relatives aux réservations et séjours, échanges, demandes, incidents et réclamations.

WelcomEase s’engage à :

  - traiter les données uniquement sur instruction documentée du Partenaire et pour l’exécution des prestations prévues au contrat ;

  - garantir la confidentialité des personnes autorisées à accéder aux données ;

  - mettre en œuvre des mesures de sécurité appropriées ;

  - informer le Partenaire, dans les meilleurs délais, de toute violation de données portée à sa connaissance ;

  - l’assister, dans une mesure raisonnable, pour répondre aux demandes d’exercice de droits des personnes concernées ;

  - restituer ou supprimer les données à la fin des prestations, sauf obligation légale de conservation.

Le Partenaire autorise WelcomEase à recourir aux prestataires techniques nécessaires à l’exécution des services, notamment pour la messagerie, la téléphonie, l’hébergement et la gestion des réservations. WelcomEase demeure responsable de leur sélection conformément aux exigences applicables en matière de protection des données.

WelcomEase tient à la disposition du Partenaire les informations nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations et l’informe si une instruction lui paraît contraire à la réglementation applicable.

Protection des Données Personnelles (RGPD)

En dehors des traitements réalisés pour le compte d’un Partenaire dans le cadre d’une intervention en marque blanche, WelcomEase collecte et traite les données personnelles du Propriétaire et des voyageurs en qualité de responsable du traitement, uniquement dans le cadre de l’exécution du contrat, de la gestion des réservations et des services, du respect de ses obligations légales et de la communication liée aux prestations. Les données sont conservées pendant la durée du contrat, puis selon les délais légaux applicables, notamment en matière comptable et fiscale. 

Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, les personnes concernées, notamment le Propriétaire, le Partenaire et les voyageurs, disposent des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et, lorsque les conditions sont réunies, de portabilité de leurs données. Ces droits s’exercent par e-mail à contact@welcomease.com. Toute personne concernée peut également saisir la CNIL en cas de réclamation.

WelcomEase met en œuvre les mesures appropriées pour assurer la sécurité et la confidentialité des données.

Force majeure

Constitue un cas de force majeure tout événement répondant aux conditions cumulatives prévues par l’article 1218 du Code civil : il doit échapper au contrôle de la partie qui l’invoque, ne pas avoir pu être raisonnablement prévu lors de la conclusion du contrat et produire des effets ne pouvant être évités par des mesures appropriées, empêchant directement l’exécution de l’obligation concernée.

La partie qui invoque un cas de force majeure doit en informer l’autre partie par écrit dans les meilleurs délais, en préciser la nature, la durée prévisible et les obligations affectées, et fournir tout justificatif utile. Elle doit prendre les mesures raisonnables permettant d’en limiter les conséquences. Elle reste responsable des conséquences aggravées par un retard injustifié dans cette information.

Lorsque l’empêchement est temporaire, seules les obligations directement empêchées sont suspendues pendant sa durée. Les autres obligations demeurent applicables, notamment le paiement des prestations déjà réalisées. L’exécution reprend dès la disparition de l’empêchement. Lorsque le retard qui en résulte prive définitivement la prestation concernée de son utilité, celle-ci peut être annulée sans indemnité de part et d’autre.

Lorsque l’empêchement est définitif, le contrat ou la prestation concernée est résolu de plein droit dans les conditions prévues par l’article 1218 du Code civil.

Lorsque la force majeure empêche WelcomEase d’exécuter tout ou partie d’une prestation, seule la partie non exécutée n’est pas facturée. Les prestations déjà réalisées ainsi que les dépenses spécifiquement engagées pour leur exécution, dûment justifiées et non récupérables, restent dues.

Un événement affectant uniquement le Propriétaire, le voyageur, son transport, le motif de son séjour, la plateforme de réservation ou la réservation elle-même ne constitue pas, à lui seul, un cas de force majeure dans le cadre du présent contrat. Il ne peut être invoqué que s’il empêche directement et objectivement l’exécution d’une obligation contractuelle.

Lorsque cet événement entraîne seulement l’annulation ou la modification d’une réservation, sans empêcher WelcomEase de réaliser les prestations prévues ou après mobilisation des moyens nécessaires à leur exécution, les conditions d’annulation prévues au contrat demeurent applicables.

Litiges et droit applicable

Le présent contrat est soumis au droit français. En cas de litige, les parties rechercheront d’abord une solution amiable dans un délai de 30 jours à compter de la première notification. À défaut d’accord, le litige sera porté devant les juridictions compétentes conformément aux règles applicables.