Partie 3 du contrat
Les derniers détails plus techniques et juridiques de votre contrat
Cette page fait partie intégrante de votre contrat avec le détail des prestations et la partie 2. Version 08-2026.
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Création de votre contrat
Pour établir votre contrat, nous créons un document PDF réunissant l’ensemble des éléments applicables à notre collaboration.
Il comprend tout d’abord un en-tête personnalisé précisant :
- votre identité ;
- l’adresse du logement, sa configuration et ses éventuelles particularités ;
- la date de signature et la date de début de gestion ;
- les prestations choisies et leurs tarifs ;
- le prix de chaque type de ménage, avec la part correspondant au déplacement ;
- les coordonnées de votre interlocuteur principal chez WelcomEase ;
- le point géographique de référence de l’équipe en charge du logement.
Le document reproduit ensuite les trois pages contractuelles du site dans leur version applicable à la date de sa création : « Prestations », « Comment débuter ? » et la présente page.
Enfin, il comprend la clause relative au droit de rétractation, votre mandat de débours lorsque WelcomEase doit effectuer des achats en votre nom et pour votre compte, ainsi que votre mandat de prélèvement SEPA.
Seul ce document PDF signé constitue le contrat applicable entre le propriétaire et WelcomEase. Les modifications publiées ultérieurement sur le site ne lui sont pas applicables, sauf avenant ou révision expressément prévue au contrat.
Facturation
Modalité de facturation
Les prestations sont facturées par quinzaine, selon leur date effective de réalisation :
- les prestations réalisées du 1er au 15 sont facturées le 16 du même mois ;
- les prestations réalisées du 16 au dernier jour du mois sont facturées le premier jour ouvré du mois suivant.
Les prestations facturées par arrivée sont comptabilisées au premier jour de chaque réservation.
Les factures sont transmises au propriétaire par voie électronique et leur règlement est effectué par prélèvement SEPA automatique.
Le propriétaire recevra, avant chaque prélèvement, une notification précisant son montant et sa date d’exécution. Les parties conviennent que cette notification sera adressée au moins trois jours calendaires avant la date du prélèvement.
Le propriétaire s’engage à signer le mandat SEPA transmis par WelcomEase ou son prestataire de paiement, à maintenir ce mandat actif pendant toute la durée du contrat et à communiquer sans délai toute modification de ses coordonnées bancaires.
Prestation d'une réservation annulée
- Annulation plus de 5 jours avant l'arrivée : aucune facturation des services facturables par arrivée.
- Annulation moins de 5 jours avant l'arrivée : facturation de 50% de la communication si réalisée par WelcomEase. Les autres services facturables par arrivée ne sont pas facturés.
- Annulation le jour de l'arrivée ou après le début du séjour : l’ensemble des prestations prévues reste facturé, les moyens humains et matériels nécessaires ayant déjà été réservés.
En cas d'impayé
En cas de rejet, de révocation du mandat ou d’impossibilité d’exécuter le prélèvement, la somme facturée reste intégralement due. Le propriétaire devra régulariser le paiement par tout autre moyen accepté par WelcomEase dans un délai de 48 heures suivant la notification de l’incident.
À défaut de régularisation dans ce délai, WelcomEase pourra suspendre les prestations non encore réalisées jusqu’au paiement complet des sommes dues. Lorsque la suspension concerne l’entretien d’un équipement nécessitant une continuité de suivi, notamment une piscine, le propriétaire devra immédiatement organiser cette continuité par ses propres moyens. WelcomEase ne pourra être tenue responsable des conséquences résultant de l’absence d’entretien pendant la période de suspension.
La révocation du mandat SEPA ne vaut ni résiliation du contrat ni annulation des factures émises. Les frais réellement supportés par WelcomEase à la suite d’un rejet de prélèvement pourront être refacturés au propriétaire sur justificatif.
Modularité des prestations et des prix
Modification des prestations
Le propriétaire peut demander à modifier les prestations choisies. Toute modification s’applique uniquement aux nouvelles réservations enregistrées après sa validation. Les prestations prévues pour les réservations déjà enregistrées restent inchangées et dues. Certaines modifications peuvent être refusées si elles ne sont pas compatibles avec notre organisation ou le fonctionnement du logement.
Modifications des tarifs
Les tarifs hors ménage sont garantis jusqu’au 31 décembre de l’année suivant la signature du contrat. Ils pourront ensuite être révisés une fois par an pour tenir compte de l’évolution des coûts d’exploitation de WelcomEase, notamment des coûts de main-d’œuvre, des carburants et des consommables. Toute révision sera communiquée au propriétaire au plus tard le 1er mars, pour une application à compter du 1er avril.
Le tarif du ménage est établi selon la configuration du logement, ses éventuelles particularités et le temps de trajet depuis le point géographique de référence de l’équipe terrain. Il pourra être réévalué, à la hausse comme à la baisse, si le logement est modifié ou si un changement d’équipe ou de point de référence affecte le coût de la prestation. La part correspondant au transport sera détaillée. Tout nouveau tarif sera communiqué au moins 30 jours avant son application et ne modifiera pas le prix des prestations déjà réservées. En cas de refus, le propriétaire pourra résilier le contrat sans frais avant l’entrée en vigueur du nouveau tarif.
Fin de collaboration
Chaque partie peut mettre fin au contrat avec un préavis de 90 jours.
Pendant le préavis, toute réservation maintenue ou nouvellement acceptée entraîne le maintien et la facturation des prestations prévues au contrat. Le propriétaire peut fermer les dates encore libres, mais ne peut supprimer unilatéralement les prestations liées aux réservations déjà enregistrées.
S’il demande à WelcomEase de ne pas réaliser ces prestations, une indemnité d’annulation équivalente à leur prix reste due au titre des moyens humains et organisationnels réservés.
Lorsque la réalisation des prestations ou la location dans de bonnes conditions est rendue impossible ou anormalement difficile du fait du logement, de ses équipements, d’une décision ou d’un manquement du Propriétaire, notamment en cas de défaut de paiement ou de non-respect du fonctionnement convenu, WelcomEase pourra suspendre tout ou partie des prestations concernées jusqu’au rétablissement de conditions satisfaisantes ou, si la situation persiste ou rend impossible la poursuite normale de la collaboration, mettre fin au contrat.
Cette suspension ne constitue pas une annulation à l’initiative de WelcomEase. Les prestations déjà prévues et qui ne peuvent être réalisées du fait de cette situation restent soumises aux conditions d’annulation prévues au contrat, sauf cas de force majeure.
WelcomEase ne pourra être tenue responsable des annulations de réservations, remboursements aux voyageurs, pertes de revenus locatifs ou autres conséquences résultant directement du manquement du propriétaire ou de l’impossibilité d’assurer les prestations qui en découle.
Nos obligations mutuelles
Concernant le logement
Le Propriétaire doit maintenir le logement et ses équipements dans un bon état de fonctionnement en permanence.
Les ouvertures donnant sur l’extérieur doivent pouvoir se fermer de manière hermétique et tous les accès doivent pouvoir être verrouillés.
Le Propriétaire s’engage à fournir une température minimale dans le logement de 20°C et de l’eau chaude en permanence les jours loués. Le chauffage et l’eau chaude doivent être opérationnels avant chaque arrivée sans nécessiter d’intervention de WelcomEase entre les réservations.
Il n’est pas possible de demander aux voyageurs de ne pas utiliser des équipements électriques mis à disposition.
WelcomEase se réserve le droit de fermer le logement à la réservation si un équipement principal du logement n’est plus fonctionnel ou si l’état du logement le rend inapte à la location suivant les critères de qualité convenus. Est considéré comme équipement principal tout équipement ou installation nécessaire à l’utilisation normale du logement ou permettant de bénéficier d’un service annoncé aux voyageurs.
Le Propriétaire doit engager, dans un délai adapté à la nature et à l’urgence du problème, les démarches nécessaires à la réparation de tout équipement signalé comme défectueux. Pour un équipement principal ou un défaut compromettant la location, ces démarches doivent être engagées dans un délai maximal de cinq jours.
À défaut, WelcomEase pourra mettre fin au contrat pour non-respect de ses obligations par le Propriétaire.
En cas de présences de parasites ou de nuisibles, ou tout autres problèmes sanitaires, le logement devra être immédiatement fermé jusqu'à résolution.
Tout changement impactant la capacité d’accueil, les équipements, le confort ou la présentation du logement doit être communiqué à WelcomEase au préalable afin d’en évaluer les conséquences sur les prestations et les informations communiquées aux voyageurs.
Aucune caméra ou dispositif de surveillance ne peut être installé à l’intérieur du logement (caméra, micro, appareil de prise de vue ou d’enregistrement déclenchable à distance ou par un capteur). Tout dispositif de surveillance extérieur doit être déclaré à WelcomEase, clairement mentionné dans l’annonce et ne pas pouvoir capter l'intérieur du logement.
Le Propriétaire accepte que WelcomEase prenne des photos ou vidéos du logement pour pouvoir prouver la propreté du logement en cas de litige avec un voyageur, pour mettre des photos descriptives du logement dans l’annonce diffusée en ligne, notamment une photo de la porte d’entrée et de l’extérieur.
Concernant l’organisation de nos services
Le Propriétaire confie à WelcomEase, de manière exclusive, la coordination des prestations choisies pour le logement, à l’exception de celles expressément conservées en gestion autonome. Le Propriétaire s’engage à ne pas confier ces missions à un tiers (personne physique ou morale), même partiellement, sans son accord.
Le Propriétaire informe WelcomEase au préalable si une personne autre que les voyageurs doit accéder au logement pour des raisons de sécurité et de coordination. L’accès au logement pendant une réservation est interdit sans l’autorisation écrite préalable des voyageurs, sauf urgence nécessitant une intervention immédiate pour assurer leur sécurité ou préserver le logement.
Le Propriétaire reconnaît que WelcomEase n’est tenu qu’à une obligation de moyens et non de résultat. Aucun dédommagement ne pourra être demandé au seul motif que le résultat escompté n’a pas été atteint, notamment en cas de demande de réservation de dernière minute non confirmée.
Il est entendu que WelcomEase ne fournit pas de services de gestion immobilière. Pour cette raison, WelcomEase n'est pas habilité à percevoir les loyers ou toute autre somme d'argent destinée au propriétaire, ni à effectuer des états des lieux au sens légal du terme.
Concernant les obligations légales
Le Propriétaire déclare avoir pris connaissance de la réglementation et de la fiscalité applicables à la location de son logement, et demeure seul responsable de l’ensemble des démarches légales et administratives liées à l’exploitation du logement.
WelcomEase ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable en cas de non-conformité du logement ou de l’activité de location, ni en cas de manquement du Propriétaire à l’une de ses obligations légales, ni en cas de dissimulation et/ou falsification d’informations.
WelcomEase se réserve le droit de suspendre les prestations ou de résilier le contrat immédiatement en cas de non-conformité des locations ou à la demande d’une autorité compétente, sans indemnité due au Propriétaire.
Protection des Données Personnelles (RGPD)
WelcomEase collecte et traite les données personnelles du Propriétaire et des voyageurs uniquement dans le cadre de l’exécution du contrat, de la gestion des réservations et des services, du respect de ses obligations légales et de la communication liée aux prestations.
Les données sont conservées pendant la durée du contrat, puis selon les délais légaux applicables, notamment en matière comptable et fiscale.
Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, le Propriétaire dispose des droits d’accès, rectification, effacement, limitation, opposition et portabilité de ses données, à exercer par e-mail à contact@welcomease.com. Le Propriétaire peut également saisir la CNIL en cas de réclamation.
WelcomEase met en œuvre les mesures appropriées pour assurer la sécurité et la confidentialité des données.
Force majeure
Un cas de force majeure au sens de l’article 1218 du Code civil suspend les obligations dont il empêche l’exécution pendant la durée de cet empêchement. WelcomEase ne pourra être tenue responsable d’une inexécution résultant d’un tel événement, sous réserve d’en informer l’autre partie et d’en limiter autant que possible les conséquences.
Lorsqu’un cas de force majeure entraîne l’annulation d’une ou plusieurs réservations, les règles prévues à la section « Prestations d’une réservation annulée » s’appliquent. Les prestations indépendantes des arrivées restent dues lorsqu’elles peuvent continuer à être assurées.
Litiges et droit applicable
Le présent contrat est soumis au droit français. En cas de litige, les parties rechercheront d’abord une solution amiable dans un délai de 30 jours à compter de la première notification. À défaut d’accord, le litige sera porté devant les juridictions compétentes conformément aux règles applicables.
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